Häufige Fragen/FAQ

Die Mitteilungsverordnung (MV) regelt die Übermittlungspflichten von Mitteilungen von Behörden und anderen öffentlichen Stellen an die Finanzverwaltung. Sie enthält genaue Anweisungen für die mitteilungspflichtigen Stellen, in welchen Fällen eine Mitteilung an die Finanzbehörden zu erfolgen hat sowie über den Zeitpunkt, den Umfang und der Form der entsprechenden Mitteilung.

Die Mitteilungspflicht erstreckt sich auf grundsätzlich auf alle Zahlungen von Behörden und anderen öffentlichen Stellen an Dritte (§§ 2, 3, 4a, 5 MV). Sie erfasst somit auch Zahlungen, die ohne Gegenleistung (z.B. Zahlungen an Ratsmitglieder) erbracht werden. 

Die Mitteilungsverordnung erstreckt sich zudem auf Verwaltungsakte, die den Wegfall oder die Einschränkung einer steuerlichen Vergünstigung zur Folge haben könnten (§ 4 MV) sowie auf gewerberechtliche Erlaubnisse und Gestattungen (§ 6 MV). 

Zahlungen an Behörden, andere öffentliche Stelle, Betrieben gewerblicher Art von Körperschaften des öffentlichen Rechts und an Körperschaften, die steuerbegünstigte Zwecke verfolgen, sind hingegen nicht mitzuteilen.

Zahlungen sind immer in vollem Umfang mitteilungspflichtig, und zwar unabhängig von etwaigen Steuerbefreiungen. Die steuerrechtliche Qualifikation ist nicht Aufgabe der mitteilungspflichtigen Behörde, sondern der zuständigen Finanzbehörde und erfolgt grundsätzlich erst im Besteuerungsverfahren.

Seit dem 1. Januar 2025 besteht eine Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Mitteilungen. Sie gilt in allen Fällen, in denen eine Mitteilung nach dem 31. Dezember 2024 zu erfolgen hat und damit auch für bereits im Kalenderjahr 2024 geleistete Zahlungen. 

Die Übermittlung erfolgt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle. Die Übermittlung der Daten erfolgt über ELSTER. 

Informationen zur elektronischen Übermittlung stehen wie folgt zur Verfügung: 

• Auf der Internetseite: https://www.esteuer.de/#kmv sind Informationen zu den Schnittstellenbeschreibungen veröffentlicht. 
• Bei Fragestellungen zur Datenübermittlung steht das Herstellerforum für Entwickler - https://forum.elster.de/herstellerforum/index.php zur Verfügung. Hier können Einträge zur MVO- / MVZ-Mitteilung unter Forum / Elektronische Mitteilungen / Mitteilungsverordnung (MVO/MVZ) eingestellt werden; 
• Neben dem Forum steht der ELSTER-Support zur Verfügung. Fragen zu MVO sowie MVZ richten Sie bitte unmittelbar über das Forum oder den oben genannten Verteiler an den KMV-Support 
• E-Mail-Adresse für weitere technische Rückfragen: V-KMV-Support-5011@fv.nrw.de Im Betreff zur E-Mail bitte “MVO-Mitteilung“ beziehungsweise „MVZ-Mitteilung“ aufnehmen.
• E-Mail-Adresse für weitere fachliche Rückfragen: RMS-KMV-5300@fv.nrw.de Im Betreff zur E-Mail bitte “MVO-Mitteilung“ beziehungsweise „MVZ-Mitteilung“ aufnehmen.

Mit den Mitteilungen sind die nachfolgenden Daten zu übermitteln. Der Umfang und das Format der Daten richtet sich nach dem amtlich bestimmten Datensatz (www.eSteuer.de). 

Daten zur mittelungspflichtigen Stelle:

•  Name, Anschrift, Ordnungsmerkmal (z.B. Behördennummer, Aktenzeichen), Kontaktdaten der mitteilungspflichtigen Stelle (z.B. Bearbeiter, Telefonnummer, E-Mail Adresse) 
• Identifikationsmerkmal nach §§ 139a bis 139c AO oder Steuernummer (nur sofern kein Identifikationsmerkmal vergeben ist)
• entsprechende Angaben zu einem etwaigen Auftragsdatenverarbeiter 

 Daten zur Identifizierung des betroffenen Steuerpflichtigen

• bei natürlichen Personen:
  
• Familienname und Vorname
  
• Geburtsdatum 
• Anschrift
• Identifikationsnummer nach § 139b AO
• bei nicht natürlichen Personen:
  • Firma oder Name 
  • Anschrift
  • Wirtschaftsidentifikationsnummer nach § 139c AO bzw. Steuernummer (nur sofern noch keine Wirtschaftsidentifikationsnummer vergeben wurde)
    

Daten zur Einordnung der übermittelten Daten

•  Zeitpunkt der Erstellung des Datensatzes (oder anderes Ereignis, anhand dessen Daten in zeitlicher Reihenfolge geordnet werden können)
• Angaben zur Art der Mitteilung (z.B. Mitteilung über Zahlungen nach § 2 MV)
• Angaben zum betroffenen Besteuerungszeitraum oder Besteuerungszeitpunkt
• Angabe, ob es sich um eine erstmalige, korrigierte oder stornierte Mitteilung handelt

Daten zum mitteilungspflichtigen Vorgang 

• bei Mitteilungen über Zahlungen:
• der Grund der Zahlung oder die Art des der Zahlung zugrundeliegenden Anspruchs, (bei Mietzahlungen für Grundstücke auch die Adresse des betroffenen Grundstückes) 
• die Höhe der jeweils gewährten Zahlung, 
• der Zeitraum oder Zeitpunkt, für den die Zahlung gewährt worden ist,
• das Datum der Zahlung oder der Zahlungsanordnung und 
• bei unbaren Zahlungen: die Bankverbindung für das Konto, auf das die Leistung erbracht worden ist
• bei Mitteilungen über Verwaltungsakte
• Gegenstand und Umfang der Gewährung, Erlaubnis oder Leistung

Mitteilungen für die Kalenderjahre 2024 und 2025 sind bis zum 2. März 2026 elektronisch zu übermitteln. 

Mitteilungen ab dem Kalenderjahr 2026 sind grundsätzlich bis Ende Februar des Folgejahres zu übermitteln.

Es bestehen abweichende Regelungen für Mitteilungen der Bundesagentur für Arbeit, sowie Meldungen über den Wegfall oder die Einschränkung steuerlicher Vergünstigungen, sowie gewerberechtlicher Erlaubnisse.

Liegen die technischen Voraussetzungen zur elektronischen Übermittlung bei der mitteilungspflichtigen Stellen am 2. März 2026 noch nicht vor, kann die Frist auf begründetem Antrag verlängert werden. Der Fristverlängerungsantrag ist beim Niedersächsischen Finanzministerium (Schiffgraben 10 in 30159 Hannover) zu stellen.

Grundsätzlich ist die steuerliche Identifikationsnummer bei der betreffenden Person zu erheben. Nur wenn die betroffene Person innerhalb einer Frist von zwei Wochen keine Identifikationsnummer mitteilt, darf diese beim Bundeszentralamt für Steuern in einem automatisierten Verfahren abgefragt werden. Hierfür benötigen Sie den Namen, die Adresse und das Geburtsdatum der abzufragenden Person. 

Weitere Informationen zur Abfrage der steuerlichen Identifikationsnummer erhalten Sie beim Bundeszentralamt für Steuern.

Nicht meldepflichtige Personen (z.B. beim Wohnsitz im Ausland) können die Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer beantragen. Hierfür können Sie den auf dem Formularserver der Bundesfinanzverwaltung zur Verfügung gestellten Vordruck Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nicht meldepflichtige Personen durch das Finanzamt (Vordruck 010250) verwenden. Für die Bearbeitung des Antrags ist das Finanzamt zuständig, in dessen Bezirk die mitteilungspflichtige Stelle ihren Sitz hat.

Die mitteilungspflichtige Stelle hat den betroffenen Steuerpflichtigen darüber zu informieren, welche für seine Besteuerung relevanten Daten sie an die Finanzbehörde übermittelt hat oder übermitteln wird.
Diese Information hat in geeigneter Weise, mit Zustimmung des Steuerpflichtigen, elektronisch und binnen angemessener Frist zu erfolgen.

Mitteilungspflichtige Stellen sind Behörden und andere öffentliche Stellen einschließlich öffentlich-rechtlicher Rundfunkanstalten im Sinne des § 6 Abs. 1 bis 1c der Abgabenordnung. Dies umfasst alle Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen einschließlich der sog. beliehenen Unternehmen (z.B. Volkshochschule unter kommunaler Trägerschaft).

Nach § 93a Absatz 2 Satz 1 AO sind folgende öffentliche Stellen grundsätzlich von der Mitteilungspflicht ausgenommen: 

• Schuldenverwaltungen, 
• Kreditinstitute (auch Sparkassen- und Giroverbände), 
• Betriebe gewerblicher von uristischen Personen des öffentlichen Rechts im Sinne des Körperschaftsteuergesetzes, 
• öffentliche Beteiligungsunternehmen ohne Hoheitsbefugnisse,
• Berufskammern (auch Industrie- und Handelskammern) und 
• Versicherungsunternehmen

Angaben, die zu den durch § 35 Abs. 1 SGB I geschützten personenbezogenen Daten gehören, unterliegen dem Sozialgeheimnis und sind nicht mitzuteilen. Darunter fallen insb. Leistungen der Ausbildungsförderung („BAföG“), Leistungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende, Kindergeldleistungen und Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung.

Nein, Honorarzahlungen, die von Sozialbehörden an Leistungserbringer erbracht werden und Zahlungen an ehrenamtlich Tätige, fallen nicht unter das Sozialgeheimnis und müssen somit bei Vorliegen der anderen Voraussetzungen mitgeteilt werden.

Lohn- und Gehaltszahlungen an Arbeitnehmer der mitteilungspflichtigen Stelle fallen nicht unter die Mitteilungsverordnung. Sie sind jedoch gem. § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG nach Maßgabe des § 93c AO (als elektronische Lohnbescheinigung) an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.

Zahlungen derselben Stelle an denselben Zahlungsempfänger sind nicht mitteilungspflichtig, wenn sie pro Kalenderjahr weniger als 3.000 Euro betragen (Bagatellgrenze). 

Bei der Berechnung der Bagatellgrenze sind alle Zahlungen im Laufe eines Jahres an eine Person zusammenzurechnen. Abschlags- und Vorauszahlungen, sowie wiederkehrende Bezüge sind ebenfalls einzubeziehen.

Wiederkehrende Bezüge liegen vor, wenn Zahlungen aufgrund eines gemeinsamen Rechtsgrundes regelmäßig, d. h. zu bestimmten festgelegten Zeitpunkten und in gleichbleibender Höhe geleistet werden (z. B. Miete, Pacht).

Zahlungen sind u.a. nicht mitteilungspflichtig, wenn 

• der Zahlungsempfänger im Rahmen einer land- und forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt hat und 
• die Zahlung auf ein Geschäftskonto des Zahlungsempfängers erfolgt ist 

Als Geschäftskonto kann in der Regel das auf den Geschäftsbriefen angegebene Konto gesehen werden.
Wenn Sie Zweifel haben, ob der Zahlungsempfänger im Rahmen einer land- und forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt hat und ob die Zahlung auf ein Geschäftskonto erfolgt ist, ist eine Mitteilung vorzunehmen.

Bar- oder Scheckzahlungen sind – unter Beachtung der Bagatellgrenze – mitteilungspflichtig.

Immer, wenn eine Schuld durch Zahlungen an Dritte (Abtretungen und Pfändungen) oder durch Aufrechnung mit eigenen Forderungen getilgt wird, ist dies mitzuteilen. Die Mitteilung ist für den ursprünglichen Gläubiger der Zahlung zu erstellen.

Wurde eine Mitteilung übermittelt, die in tatsächlicher Hinsicht fehlerhaft ist, muss diese nach § 93c Abs. 3 Nr. 1 AO korrigiert werden. Die Korrektur ist nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz als Korrektur- bzw. Stornierungsmitteilung elektronisch zu übermitteln.

Nach § 93a Absatz 2 Satz 1 AO sind folgende öffentliche Stellen grundsätzlich von der Mitteilungspflicht ausgenommen:

• Schuldenverwaltungen,

• Kreditinstitute (auch Sparkassen- und Giroverbände),

• Betriebe gewerblicher von juristischen Personen des öffentlichen Rechts im Sinne des Körperschaftsteuergesetztes,

• öffentliche Beteiligungsunternehmen ohne Hoheitsbefugnisse,

• Berufskammern (auch Industrie- und Handelskammern) und

• Versicherungsunternehmen

Für Vorauszahlungen sind keine gesonderten Mitteilungen notwendig. Sie sind in der Mitteilung für die im Kalenderjahr geleisteten Zahlungen anzugeben.

Ausführliche Informationen zur Anwendung der Mitteilungsverordnung finden Sie außerdem in dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 12. Dezember 2024 (IV D 1-S 0229/22/10002:005) 

Für Fragen bezüglich der Auslegung der Mitteilungsverordnung in Einzelfällen sind die Landesfinanzbehörden des Zahlungsempfängers bzw. des vom Verwaltungsakt betroffenen Wohnsitzfinanzämter bzw. bei land- und forstwirtschaftlich, freiberuflich oder gewerblich Tätigen die Betriebsstättenfinanzämter und bei Mitteilungen für Grundsteuerzwecke die Lagefinanzämter zuständig.