Ausstellen von Rechnungen i.S. der §§ 14, 14a UStG

Die folgenden Ausführungen geben den Rechtsstand zum 1. Januar 2025 wieder.

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält in den §§ 14 bis 14c Regelungen über die Berechtigung und Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen sowie über die Angaben, die die Rechnungen enthalten müssen. Die §§ 31 bis 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) enthalten weitere Regelungen hierzu. Die Verwaltungsauffassung, welche auch die zu den Vorschriften ergangene Rechtsprechung umsetzt, ist im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) in den Abschnitten 14.1 ff. niedergelegt.

Die Rechnungslegungsvorschriften sind von erheblicher Bedeutung insbesondere für den Vorsteuerabzug für den Empfänger der abgerechneten Leistung. Ein Vorsteuerabzug setzt u. a. voraus, dass der Unternehmer im Besitz einer Rechnung im Sinne der §§ 14,14a UStG ist (§ 15 Abs. 1 UStG). Wer entgegen seiner hiernach bestehenden Verpflichtung vorsätzlich oder leichtfertig eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro belangt werden (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 UStG).

1. Wann besteht überhaupt eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung?

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, Rechnungen entsprechend den Vorgaben in §§ 14,14a UStG zu erteilen, wenn er eine im Inland steuerbare Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unter­nehmen oder an eine juristische Person erbringt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 2 UStG). Zu den juristischen Personen in diesem Sinne zählen nicht nur Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG, Genossenschaften, rechtsfähige Vereine), sondern auch die Körperschaften öffentlichen Rechts, wie z. B. Gebietskörperschaften, Hochschulen, bestimmte Religionsgemeinschaften, die Innungen und Kammern, Sozialversicherungsträger und die öffentlich-rechtlichen Anstalten. Gegenüber diesen juristischen Personen muss der Unternehmer auch dann mit Rechnungen im Sinne der §§ 14, 14a UStG abrechnen, wenn diese nicht Unternehmer sind oder die Leistung nicht für ihr Unternehmen beziehen.

Auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG sind unter den genannten Voraussetzungen zur Rech­nungsausstellung verpflichtet. Auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer ist in der Rechnung hinzuweisen (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Da ihre Umsätze steuerfrei sind, dürfen Kleinunternehmer in ih­ren Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen (s. § 14c Abs. 1 UStG). Kleinunternehmer sind von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen zu erstellen (s. hierzu Tz. 15), befreit (§ 34a Satz 3 UStDV).

Eine Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers kann auch von dem Leistungsempfänger ausgestellt werden (sog. Gutschrift), sofern dies vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG. Eine solche Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG).

2. Muss auch bei Leistungen gegenüber Privatpersonen eine Rechnung erteilt werden?

Bei Leistungen gegenüber Privatpersonen steht es dem Unternehmer grundsätzlich frei, ob er eine Rechnung gemäß §§ 14, 14a UStG, in anderer Form oder gar nicht erteilt. Für jede steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ist er jedoch verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistungen eine Rechnung im Sinne der §§ 14,14a UStG zu erteilen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

3. Wann entfällt die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung?

Der Unternehmer hat grundsätzlich keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung, wenn der Umsatz steuerfrei ist. Die Verpflichtung bleibt jedoch bestehen, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG (insbesondere grenzüberschreitender Waren- und Dienstleistungsverkehr) oder § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmer) steuerfrei ist. In diesen Fällen hat der Unternehmer dann in seiner Rechnung auf die Steuerfreiheit hinzuweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG bzw. § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV).

4. Welche Angaben müssen Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer enthal­ten?

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers,
  
  

• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steu­ernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte USt-Identifikationsnummer,
  
  

• das Ausstellungsdatum,
  
  

• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenrei­hen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaus­steller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer; s. hierzu Tz. 6),

• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung; s. hierzu Tz. 7,
  
  

• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw. den Zeitpunkt der Vereinnahmung der Vorauszahlung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstel­lungsdatum der Rechnung identisch ist; s. hierzu Tz. 8,
  
  

• a) das Entgelt für jeden Steuersatz oder jede Befreiung; s. hierzu Tz. 9
  b) jede im Voraus vereinbarte Preisminderung, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist; s. hierzu Tz. 10,
  
  

• den anzuwendenden Steuersatz sowie
  
  

• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.
  
  

In Sonderfällen sind folgende zusätzliche Angaben erforderlich (s. § 14 Abs. 4 Nr. 8 bis 10 sowie § 14a UStG):

• die USt-Identifikationsnummer des leistenden Unterneh­mers und des Leistungsempfängers in den Fällen der Ausführung einer sonstigen Leistung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat, Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung sowie bei Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreieckgeschäfts
  
  

• im Falle der Steuerbefreiung oder wenn der Leistungsemp­fänger Steuerschuldner ist, einen Hinweis darauf, dass für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt bzw. diese der Verlagerung der Steuerschuld unterliegt
  
  

• im Fall der innergemeinschaftlichen Lieferung neuer Fahr­zeuge die in § 1b Abs. 2 und 3 UStG bezeichneten Merkmale
  
  

• im Fall einer Reiseleistung (§ 25 UStG) und der Differenzbe­steuerung (§ 25a UStG) einen Hinweis darauf, dass diese Sonderregelungen angewandt wurde
  
  

• im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG; s. hierzu Tz. 16
  
  

• in den Fällen der Ausstellung einer Rechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe "Gutschrift"; s. hierzu Tz. 1

Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung ...

5. Müssen sämtliche Pflichtangaben in einem einzigen Dokument enthalten sein?

Es ist nicht erforderlich, dass die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben in einem einzigen Dokument enthal­ten sind. Gem. § 31 Abs. 1 UStDV kann vielmehr eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die erforderlichen Pflichtangaben insgesamt ergeben. Allerdings müssen sämtliche Dokumente vom Rech­nungsaussteller erstellt sein und in dem Dokument, in dem das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag zusammengefasst sind, müssen die anderen Dokumente mit einem eindeutigen Identifizierungskriterium (z. B. Namen, Nummer und/oder Datum des Dokuments) bezeichnet sein.

6. Welche Erleichterungen bestehen zur Angabe der Rechnungsnummer?

Durch die Angabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Wie die Ausnahmeregelung in § 33 UStDV für die Kleinbetragsrechnungen (siehe dazu unten Tz. 12) zeigt, dient die Rechnungsnummer nicht der Vollständigkeits­überprüfung. Entsprechend dieser Zielrichtung bestehen keine Bedenken, wenn

• im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur ein fortlaufender Nummernkreis verwendet wird;

• die Rechnungsnummerierung auf einzelne Abrechnungs- und Nummernkreise heruntergebrochen wird. Dabei muss allerdings gewährleistet sein, dass die jeweilige Rechnung leicht und einwandfrei dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis) und die Rechnungsnummer einmalig ist. Unter diesen Voraussetzungen sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Der Unternehmer kann aber auch für jeden Kunden einen eigenen Nummern­kreis einrichten, bei dem sich die Rechnungsnummer aus Kundennummer und einer fortlaufenden Nummer zusammensetzt (z. B. 4321-1, 4321-2 usw.);

• der Unternehmer für seine gesamte Korrespondenz (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rech­nungen und sonstiger Schriftverkehr) fortlaufende Nummern aus einem einzigen Nummernkreis verwendet;

• bei Notaren die Nummernkreise durch die Angabe der Urkundenrollennummer bzw. der Kostenregisternummer definiert werden. Allerdings muss erkennbar sein, dass diese Nummer gleichzeitig auch als Rechnungsnummer dienen soll. Werden in diesem Fall zu einer Urkundenrollennummer bzw. einer Kostenregisternummer mehrere Rechnungen erteilt, so sind diese mit einem Unterscheidungsmerkmal in Ergänzung zur Urkundenrollennummer bzw. zur Kostenregisternummer zu versehen;

• bei Verträgen über Dauerschuldverhältnisse nur der Vertrag eine einmalige Nummer erhält (z. B. Wohnungs-, Objekt- oder Vertragsnummer, Mieternummer) und in den Zah­lungsbelegen keine fortlaufende Nummer enthalten ist.
  
  

Unbeschadet der Verpflichtung des leistenden Unternehmers zur Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer, hängt der Vorsteuerabzug beim Empfänger der abgerechneten Leistung regelmäßig nicht von der Richtigkeit der angegebenen Rechnungsnummer ab (s. Tz. 14).

7. Welche Anforderungen bestehen an der Leistungsbeschreibung?

Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Unrichtige oder ungenaue Angaben, die eventuell auch keinen Rückschluss auf den Ort der Leistungserbringung und eine mögliche Steuerpflicht ermöglichen, genügen diesen Anforderungen nicht.

Bei Lieferungen kann neben der Angabe der Menge die Angabe der Art der gelieferten Gegenstände in Form einer handelsüblichen Bezeichnung erfolgen. Ob eine Bezeichnung handelsüblich ist, ist unter Berücksichtigung von Handelsstufe, Art und Inhalt der Lieferungen und dem Wert der einzelnen Gegenstände im Einzelfall zu bestimmen. Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z. B. Geschenkartikel, reichen grundsätzlich nicht aus.

Bei sonstigen Leistungen müssen die Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistungen ermöglichen. Der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen sind zu präzisieren; dies bedeutet jedoch nicht, dass die konkreten erbrachten Dienstleistungen erschöpfend beschrieben werden müssen. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) reichen allgemeine Bezeichnungen wie z. B. „Erbringung juristischer Dienstleistungen“, „Bauarbeiten“, „Beratungsleistung“, „Werbungskosten lt. Absprache“, „Akquisitions-Aufwand“ oder „Reinigungskosten“ etc. nicht aus. Erforderlich sind in diesen Fällen nähere Angaben zum Umfang der abgerechneten Leistung (z. B. zu der Anzahl der geleisteten Stunden, zu der betroffenen Baustelle u. ä.). Diese Angaben können sich auch aus anderen Unterlagen ergeben, auf die dann in der Rechnung hinzuweisen ist (s. Tz. 5).

8. Muss in der Rechnung über eine ausgeführte Leistung stets der Zeitpunkt der Leistung angegeben sein?

Eine Rechnung muss eine Angabe über den Zeitpunkt der Lieferung oder sons­tigen Leistung enthalten. Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt (ggf. teilweise) vor Ausführung der Leistung, ist in der Rechnung der Zeitpunkt der Vereinnahmung anzugeben, sofern dieser feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist. Wurde die Leistung bei Begebung der Rechnung bereits ausgeführt, muss der Zeitpunkt der Leistung auch dann angegeben sein, wenn der Tag der Leistung mit dem Tag der Erstellung der Rechnung übereinstimmt; in diesen Fällen genügt eine Angabe wie z. B. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Gem. § 31 Abs. 4 UStDV reicht es außerdem aus, in der Rechnung den Kalendermonat anzugeben, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Ergibt sich der Leis­tungszeitpunkt aus anderen Unterlagen (z. B. dem Lieferschein), so genügt es, wenn in der Rechnung auf die ande­re Unterlage verwiesen wird (§ 31 Abs. 1 UStDV). Für eine leichte Nachprüfbarkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung der anderen Unterlage erforderlich (z. B. durch Angabe der Lieferscheinnummer oder eines sonstigen Ordnungskriteriums zur Identifizierung des einzelnen Lieferscheins).

9. Muss in Rechnungen über mehrere Leistungen das Entgelt für jede Leistung gesondert angegeben sein?

In der Rechnung sind die jeweiligen Entgelte aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen getrennt anzugeben. Daher ist es zulässig, wenn in der Rechnung die Entgelte für die Leistungen, die demselben Steuersatz bzw. einer Steuerbefreiung unterliegen, zusammengefasst in ei­ner Summe angegeben werden (sog. Paketentgelte); eine Aufschlüsselung dieser Paketentgelte auf die im Paket enthaltenen einzelnen Leistungen ist nicht erforderlich.

10. Wie ist in Fällen von Bonus-, Skonto- und Rabattvereinbarungen abzurechnen?

In der Rechnung ist auf jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts hin­zuweisen, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Im Falle der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe der Entgeltminderung noch nicht feststeht, reicht es hierbei aus, dass in der Rechnung auf die entsprechende Konditionsvereinbarung hingewiesen wird. Für die - in § 31 Abs. 1 Satz 3 UStDV geforderte - leichte und eindeutige Nachprüf­barkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung erforderlich, etwa durch einen Hinweis wie "Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen". Die Dokumente über die Entgeltminderungen müssen ferner in Schriftform vorhanden sein und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. Ändert sich eine vor Ausführung der Leistung getroffene Vereinbarung nach diesem Zeitpunkt, ist es nicht erforderlich, die Rechnung zu berichtigen.

Wird in den Fällen des Skonto in der Rechnung auf die Skontovereinbarung hingewiesen, z. B. durch einen Rechnungszusatz wie "Bei Zahlung bis zum .... 2 % Skonto" o. ä., ist es für eine ord­nungsgemäße Rechnungsstellung nicht erforderlich, dass die sich aus dem Skonto ergebende Entgeltminderung in der Rechnung betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. Umsatzsteuer) angegeben wird.

11. Welche Besonderheiten sind bei Dauerleistungen zu beachten?

Ist in einem Vertrag über Dauerleistungen (z. B. Miet- oder Pachtvertrag, Betreuungsvertrag, Wartungsvertrag oder Pauschal­vertrag mit einem Steuerberater) der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben, reicht es aus, wenn sich dieser Zeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen, z. B. aus den Überweisungsträgern oder den Kontoauszügen, ergibt. Soweit periodisch wiederkehrende Zahlungen im Rahmen eines Dauerschuldverhältnisses in der Höhe und zum Zeitpunkt der vertrag­lichen Fälligkeiten erfolgen und keine ausdrückliche Zahlungsbestimmung vorliegt, ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode, in der sie geleistet wurde. In allen anderen Fällen genügt z. B. bei unbaren Mietzah­lungen die Angabe des Verwendungszweckes "Miete für Monat des Überweisungszeitraums" oder "Miete für Monat des Wertstellungstages", sofern sichergestellt ist, dass die Wertstellung der Miete bei beiden Vertragsparteien im selben Monat erfolgt.

Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten

12. Welche Angaben müssen Kleinbetragsrechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer enthalten?

Gem. § 33 UStDV sind in Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen), abweichend von § 14 Abs. 4 UStG nur folgende Angaben erforderlich:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  
  

• das Ausstellungsdatum,
  
  

• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  
  

• das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie
  
  

• der anzuwendende Steuersatz oder im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
  
  

Kleinbetragsrechnungen fallen nicht unter die Verpflichtung zu Ausstellung und Übermittlung einer elektronischen Rechnung (s. hierzu Tz. 15) (§ 33 Satz 4 UStDV).

Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung ...

13. Was ist bei einer Rechnungsberichtigung zu beachten?

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle Angaben nach den §§ 14 Abs. 4 oder 14a UStG enthält oder wenn Angaben in der Rechnung unzutreffend sind (§ 31 Abs. 5 UStDV). Es müssen nur die fehlenden und unzutreffenden Angaben übermittelt werden. Die Berichtigung muss durch ein Dokument erfolgen, dass spezifisch und eindeutig auf die zu berichtigende Rechnung bezogen ist, z. B. durch die Angabe der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums. Durch ein einziges Dokument können mehrere Rechnungen berichtigt werden.

Eine Rechnungsberichtigung wirkt für Zwecke des Vorsteuerabzugs (s. Tz. 14) auf den Zeitpunkt zurück, in dem die (ursprüngliche) Rechnung ausgestellt wurde, wenn die Ursprungsrechnung mindestens Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthalten hat. Fehlt eine dieser Angaben in der ursprünglichen Rechnung oder ist sie in so hohem Maße unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend, dass sie einer fehlenden Angabe gleichsteht, wirkt die Rechnungsberichtigung insoweit hingegen erst in dem Zeitpunkt, in dem sie durchgeführt wird (s. hierzu auch das BMF-Schreiben vom 18. September 2020 (BStBl I 2020 S. 976).

14. Muss der Leistungsempfänger für den Vorsteuerabzug sämtliche Angaben in der Rechnung überprüfen?

Für die Geltendmachung eines Vorsteueranspruchs benötigt der Leistungsempfänger regelmäßig eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers, die alle in den §§ 14 und 14a UStG geforderten Angaben enthält (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Diese Angaben müssen vollständig und richtig sein. Die Überprüfung

• der Steuernummer bzw.

• der inländischen USt-Identifikationsnummer sowie

• der Rechnungsnummer

ist dem Leistungsempfänger allerdings regelmäßig nicht möglich. Ist eine dieser Angaben unrichtig und konnte der Leistungsempfängerdies nicht erkennen, bleibt deshalb der Vorsteuerabzug aus Gründen der Verhältnismäßigkeit erhalten, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.

Bei den übrigen Pflichtangaben ist dem Leistungsempfänger dagegen eine inhaltliche Überprüfung regelmäßig möglich. Sind diese Angaben unrichtig, entfällt deshalb der Vorsteuerabzug. Bloße Ungenauigkeiten stehen hingegen dem Vorsteuerabzug nicht entgegen. Bei unrichtigen Rechnungsangaben kann der Leistungsempfänger die Berichtigung der Rechnung vom Aussteller verlangen. Wegen des Zeitpunkts der Wirkung der Berichtigung s. Tz. 13.

15. In welchen Fällen ist eine elektronische Rechnung auszustellen?

Zum 1. Januar 2025 sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen neu gefasst worden. Bei Umsätzen, die zwischen zwei inländischen Unternehmern ausgeführt werden und die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (inländische B2B-Umsätze), ist seit dem 1. Januar 2025 regelmäßig eine sog. E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, 2. Halbsatz UStG).

Umsätze zwischen inländischen Unternehmern liegen vor, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind und die Leistung (wenigstens teilweise) für den unternehmerischen Bereich des Leistungsempfängers ausgeführt wird. In diesen Fällen bedarf die Ausstellung einer E‑Rechnung nicht der Zustimmung des Empfängers; gleichzeitig setzt dies voraus, dass der Empfänger die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft.

Eine „E-Rechnung“ liegt vor, wenn die Rechnung in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 i. V. m. Satz 6 UStG). Diese Voraussetzungen erfüllen insbesondere Rechnungen nach dem Standard XRechnung und hybride Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL); daneben sind auch andere Formate zulässig, soweit sie die genannten Voraussetzungen erfüllen. Rechnungen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, gelten seit dem 1. Januar 2025 als „sonstige Rechnungen“; hierunter fallen beispielsweise Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen, die ohne einen maschinenlesbaren Teil lediglich an eine E-Mail angehängt und übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Bis zum 31. Dezember 2026 kann der Rechnungsaussteller jedoch weiterhin zulässigerweise mit einer sonstigen Rechnung abrechnen (Übergangsregelung gemäß § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hierfür nicht erforderlich, wenn die Abrechnung mit einer Papierrechnung erfolgt; sie ist aber dann notwendig, wenn mit einer sonstigen elektronischen Rechnung abgerechnet werden soll (z. B. einfache PDF-Rechnung, s. § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Für Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat, gilt die Übergangsregelung weiter bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG); für „nicht interoperable EDI-Rechnungen“ gilt diese Umsatzgrenze nicht (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG).

Nähere Ausführungen zur E-Rechnung enthält das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I 2024 S. 1320). Außerdem hat das BMF Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025 (FAQ) zusammengestellt unter
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html. Auf der Website www.e-rechnung.elster.de lassen sich E-Rechnungen (XRechnungen) hochladen und visualisieren, was insbesondere für Rechnungsempfänger relevant ist, die kein Programm besitzen, um eine erhaltene XRechnung zu visualisieren.

16. Welche Aufbewahrungspflichten sind zu beachten?

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, acht Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Handelt es sich bei dem Empfänger einer steuerpflichtigen Werklieferung oder einer Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück um eine Person, die nicht Unternehmer ist, oder um einen Unternehmer, der die Leistung fürs einen nichtunternehmerischen Bereich verwendet, hat er die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).