Elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM)

Im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) werden dem Arbeitgeber die benötigten Lohnsteuerabzugsmerkmale, wie z. B. Steuerklasse und Freibeträge bereitgestellt, um die Lohnsteuer berechnen und abführen zu können.

Diese sind in einer Datenbank der Finanzverwaltung hinterlegt und stehen dem Arbeitgeber - nach einer Berechtigungsprüfung - zum elektronischen Abruf bereit.

Sobald der Arbeitgeber das elektronische Verfahren nutzt, können steuerlich bedeutsame Änderungen nach Ihrer Eintragung im Melderegister (z.B. Heirat, Geburt des Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch beim Lohnsteuerabzug der Arbeitnehmerin und des Arbeitnehmers berücksichtigt werden.

Die steuerlichen Rechte und Pflichten der Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich aus den §§ 38 bis 39f Einkommensteuergesetz (EStG).

Weitere Ausführungen/Einzelheiten/Besonderheiten finden sich auch im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 8. November 2018

Arbeitnehmer

1. Allgemeines

Im Verfahren ELStAM ( Elektronische Lohn Steuer Abzugs Merkmale) ruft ihr Arbeitgeber (AG) Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Werbungskostenfreibetrag) elektronisch ab.

Das papiergebundene Verfahren wurde bereits im Jahr 2013 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Die Angaben auf der vormals verwendeten Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Kirchensteuermerkmale) werden nun in einer Datenbank der Finanzverwaltung gespeichert und Ihrem Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt.
Für diese Anmeldung benötigt der AG Ihre steuerliche Identifikationsnummer und Ihr Geburtsdatum.

2. Lohnsteuerklassenwechsel und Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale

Die Finanzämter sind Ansprechpartner, wenn es um den Wechsel von Steuerklassen oder die Änderung anderer Lohnsteuerabzugsmerkmale geht.
Ändert sich Ihr Familienstand, z. B. durch Eheschließung, Tod des Ehegatten oder Scheidung, übermitteln die nach Landesrecht für das Meldewesen zuständigen Behörden (Meldebehörden) die melderechtlichen Änderungen des Familienstands automatisch an die Finanzverwaltung.

Die nachfolgend aufgeführten Änderungen erfordern jedoch eine Mitteilung von Ihnen an das Finanzamt :

• die Voraussetzung für eine günstigere Steuerklasse sind entfallen, z. B. weil aufgrund einer dauernden Trennung die Voraussetzungen für die Steuerklasse III wegfällt

• eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge ist zu berücksichtigen oder

• die Voraussetzungen für eine auf Antrag gewährte Steuerklasse II sind im Laufe des Kalenderjahres entfallen.

Sie sind verpflichtet, diese Änderungen umgehend beim Finanzamt anzuzeigen.

3. Lohnsteuer-Ermäßigung

Im Rahmen des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens nach § 39a Absatz 2 EStG haben Sie die Möglichkeit, die Berücksichtigung von Freibeträgen zu beantragen. Diese werden als Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Arbeitgeber elektronisch zum Abruf bereitgestellt. Ein solcher Freibetrag kann auf Antrag für zwei Jahre berücksichtigt werden.

Änderungsaufträge wegen Freibeträgen für das laufende Kalenderjahr können nur bis zum 30. November gestellt werden. Änderungen, die im Dezember eintreten, können somit nicht mehr für den Lohnsteuerabzug des laufenden Kalenderjahres berücksichtigt werden.

Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung 2025 (elektronische Antragstellung über ELSTER)

Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung 2025 (Formular zum Ausdrucken)

Ist ein eingetragener Freibetrag zu hoch - z. B. wenn Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallen - kann es im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung zu einer Nachzahlung kommen. Auch in diesen Fällen sind Sie verpflichtet, Änderungen zu Ihren Ungunsten umgehend beim Finanzamt anzuzeigen.

Arbeitgeber

1. Allgemeines

Unter dem Namen "ELStAM" (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) werden die Informationen für den Lohnsteuerabzug zwischen Finanzämtern, Unternehmen und Arbeitnehmern digital übermittelt. Als Arbeitgeber (AG) können Sie – nach einer Berechtigungsprüfung – die von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer abrufen.

Dazu benötigen Sie bestimmte Informationen (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Religionszugehörigkeit), um die Lohnsteuer zu berechnen und an das Finanzamt abführen zu können. Diese Informationen sind in der ELStAM-Datenbank der Finanzverwaltung hinterlegt und werden Ihnen elektronisch bereitgestellt. Aufgrund dessen sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anzumelden.
Ebenso ist der Arbeitnehmer gesetzlich verpflichtet, Ihnen bei Eintritt in das Dienstverhältnis die Identifikationsnummer (IdNr.), den Geburtstag und Angaben zu weiteren Dienstverhältnissen zu machen.

Die ELStAM werden im Regelfall fünf Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag.

Auch die Änderungslisten der ELStAM werden grundsätzlich bis zum fünften Werktag des Folgemonats zum Abruf bereitgestellt. Dabei erhalten Sie zuerst eine Änderungsliste, bei der sich Auswirkungen für die Arbeitnehmer ergeben. Anschließend erfolgt die Bereitstellung leerer Änderungslisten (Hinweis: »Für Ihre Arbeitnehmer haben sich keine Änderungen ergeben.«) für die übrigen Arbeitnehmer, für die sich tatsächlich keine Veränderungen der ELStAM gegenüber dem Vormonat ergeben haben.

2. Lohnsteuerabzugsverfahren für im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer

Im Inland nicht meldepflichtigen Arbeitnehmern kann eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) nicht durch die Meldebehörden zugeteilt werden, da hier die Meldepflicht nicht besteht. In folgenden Fällen erfolgt daher für den Bedarfsfall eine Zuteilung der IdNr. für steuerliche Zwecke durch das Betriebsstättenfinanzamt:

• Im Ausland lebende unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer nach § 1 Abs. 2 und 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG),

• unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer aufgrund eines gewöhnlichen Aufenthalts im Inland (§ 39e Abs. 8 EStG)

• beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer nach § 1 Abs. 4 EStG (z. B. Erntehelfer)
  
  

Antrag auf Vergabe einer steuerlichen IdNr. für nicht meldepflichtige Personen

Eine Teilnahme der Arbeitgeber am ELStAM-Verfahren für diese besonderen Arbeitnehmerfälle ist bisher nicht möglich. Stattdessen stellt das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers (weiterhin) Papierbescheinigungen für den Lohnsteuerabzug aus. Diese Bescheinigung ersetzt die Verpflichtung und Berechtigung des Arbeitgebers zum Abruf der ELStAM.

Seit dem 1. Januar 2020 ist der Abruf der ELStAM für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer nach § 1 Abs. 4 EStG (z. B. Erntehelfer, Grenzpendler) möglich.

Ausnahmen: Nach dem BMF-Schreiben von 7. November 2019 ist die Teilnahme von Arbeitnehmern, die nach § 1 Abs. 4 EStG beschränkt steuerpflichtig sind und für die ein Freibetrag berücksichtigt wird oder deren Arbeitslohn nach den Regelungen in Doppelbesteuerungsabkommen von der Besteuerung freigestellt oder der Steuerabzug nach den Regelungen in Doppelbesteuerungsabkommen auf Antrag gemindert oder begrenzt wird, noch nicht vorgesehen.

In der Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist für diese Arbeitnehmer weiterhin die steuerliche IdNr. des Arbeitnehmers aufzunehmen, um bei Einbindung dieser Personengruppe in das Verfahren ELStAM den elektronischen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu ermöglichen.
Für die Bekanntgabe der IdNr. direkt an Sie als Arbeitgeber empfiehlt es sich nachfolgende Vollmacht zu nutzen ( Vollmacht für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer). Wichtige Informationen hierzu finden Sie in dem folgenden Merblatt: "Wichtige Änderungen bei dem Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ab 1. Januar 2020 für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer"

Weiterführende Informationen finden Sie hier

ELStAM (Arbeitgeber)

ELStAM (Arbeitnehmer)